Nie liczba pracowników decyduje o potrzebie TMS
Dwu- lub trzyosobowa spedycja może mieć większy problem z kontrolą operacji niż dużo większa firma, jeżeli prowadzi wiele równoległych transportów i trzyma informacje w kilku narzędziach. Krytyczna nie jest więc wielkość zespołu, lecz liczba informacji i wyjątków, które trzeba jednocześnie kontrolować.
Dobry sygnał ostrzegawczy pojawia się wtedy, gdy odpowiedź na proste pytanie wymaga przeszukania maili, arkuszy i komunikatorów: gdzie jest CMR, kto prowadzi transport, czy przewoźnik potwierdził auto albo jaka była ostatnia stawka na tej relacji.
Co przenieść do TMS jako pierwsze
Najgorsze wdrożenie zaczyna się od próby przeniesienia wszystkiego naraz. W małej spedycji większą wartość daje szybkie uporządkowanie rdzenia procesu niż dziesiątki ekranów używanych raz w miesiącu.
Pierwszy etap powinien objąć dane, które zespół wykorzystuje przy prawie każdym zleceniu i które dziś są przepisywane między narzędziami.
- zlecenie, relacja, terminy i stawki
- przewoźnik, auto i kierowca
- status realizacji i bieżące priorytety
- CMR, POD i pozostałe dokumenty
- sprzedaż, koszt i termin płatności
- historia działań przy transporcie
Nie kopiuj starego Excela do nowego systemu
Jeżeli firma odwzoruje w TMS każdą starą kolumnę i każde ręczne obejście, dostanie droższą wersję poprzedniego problemu. Wdrożenie jest dobrą okazją, żeby usunąć czynności istniejące tylko dlatego, że dotychczasowe narzędzia nie potrafiły ich wykonać automatycznie.
Przykład jest prosty: jeżeli po rozładunku spedytor wpisuje datę do arkusza, ustawia ręczne przypomnienie o POD, a potem szuka dokumentu w mailu, system powinien połączyć te kroki w jeden workflow.
Koszt chaosu nie pojawia się na jednej fakturze
Porównywanie abonamentu TMS z ceną Excela jest mylące. Koszt obecnego procesu to również czas ludzi, podwójne wprowadzanie danych, pomyłki, brak ciągłości przy nieobecności pracownika i opóźnione rozliczenia.
Przed wdrożeniem warto przez tydzień policzyć, ile razy te same dane są przepisywane, ile wiadomości służy tylko do ustalania statusu i jak długo trwa odnalezienie właściwego dokumentu. Wtedy dopiero widać, z czym naprawdę porównujemy koszt systemu.
Mały zespół może wdrożyć TMS szybciej
Mała spedycja ma przewagę: proces można zmienić bez wielomiesięcznego programu transformacji. Trzeba jednak jasno ustalić, które dane od dnia startu mają istnieć wyłącznie w systemie i kto odpowiada za ich kompletność.
Dobrym scenariuszem jest rozpoczęcie na rzeczywistych transportach z ograniczoną liczbą statusów i jasnym obiegiem dokumentów. Automatyzacje i integracje można dokładać dopiero po ustabilizowaniu podstawowego workflow.
W PRAKTYCE
TMS ma sens wtedy, gdy informacja przestaje mieścić się w jednym miejscu
Nie trzeba czekać na duży zespół. Jeżeli dokumenty wracają różnymi kanałami, status zależy od pamięci konkretnej osoby, a dane są przepisywane między narzędziami, koszt braku systemu już istnieje.