TMS i księgowość mają inne zadania
System transportowy odpowiada za zlecenie, relację, stawki, przewoźnika, dokumenty i status realizacji. Księgowość odpowiada za ewidencję finansową, podatki i obowiązki rachunkowe.
Najważniejsze nie jest więc zastąpienie jednego systemu drugim, tylko sprawne przekazanie danych między nimi.
Dane do faktury powstają już podczas transportu
Klient, stawka, waluta, numer zlecenia i daty realizacji są znane w TMS. Jeżeli po zakończeniu transportu trzeba je ponownie przepisać do innego systemu, firma tworzy drugi obieg tych samych informacji.
Integracja powinna wykorzystać rekord zlecenia jako źródło danych i zachować identyfikator pozwalający później powiązać fakturę z transportem.
KSeF jest częścią procesu fakturowania, nie prowadzenia transportu
KSeF porządkuje wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych, ale nie przechowuje pełnego kontekstu operacyjnego zlecenia.
Dlatego TMS powinien dostarczyć dane potrzebne do fakturowania, a status dokumentu finansowego może wrócić do zlecenia jako część jego rozliczenia.
- dane stron transakcji
- numery referencyjne zlecenia
- stawka i waluta
- daty realizacji
- identyfikator pozwalający połączyć fakturę z transportem
Integracja nie kończy się na wystawieniu faktury
Po sprzedaży pozostaje należność. Dla operacji ważne jest, czy klient zapłacił, kiedy mija termin i czy sprawa wymaga przypomnienia.
Połączenie TMS z warstwą finansową ogranicza pytania między działami i pozwala przejść od należności do konkretnego klienta, transportu i dokumentów.
W PRAKTYCE
TMS powinien być źródłem kontekstu transportu
Najlepszy przepływ łączy dane operacyjne z fakturowaniem i zwraca do zlecenia informację o rozliczeniu, zamiast utrzymywać kilka niezależnych wersji tych samych danych.